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文献采编部门工作细则

来源: 图书馆 添加时间: 2016年5月14日

采编部是图书馆基础业务部门之一,其基本职能是藏书建设、藏书组织、提示馆藏、将文献加工整理成为可供检索、具有体系的文献集合体。为适应现代化图书馆的发展,采编工作应朝着采编工作网络化、文献著录标准化、编目手段现代化、编目技术自动化、联机编目网络化的方向发展。
1、藏书建设工作规则
  学院图书馆坚持为教学服务的宗旨,紧密配合教学、以收艺术类专业图书为主,兼顾其它人文、社科、语言等各学科的文献收藏点。本馆不仅收藏传统印刷的纸质文献,也收藏其它类型文献,如:电子、声像等载体文献(统称非书文献)。随着信息化、数字化、网络化时代的到来,顺应电子出版物激增,读者需求越来越大的现状,加大电子出版物的收集和管理,提高利用率,是现代化图书馆的重要标志。为完善图书馆藏书建设工作特制本规则。

(1)藏书建设总则

①藏书建设工作是根据本馆性质和任务及读者需求,通过各种途径、手段不断采集图书信息,制定计划,补充新书,充实馆藏,逐步建立科学、完整的藏书体系,对到馆图书进行验收登记,这是图书馆工作的首要环节;

②藏书建设工作必须根据本馆为教学服务的主要任务收集书刊文献、电子图书及各种数据库;

③藏书建设工作应以基础教学、专业教学为重点,保证基础、专业教学所需文献配套齐全,兼顾其他;

④关注外文图书信息,配合教学适量收藏外文图书及电子出版物;

⑤严格查重,如发现搭配、调配,除有价值的收藏以外,一律退货;

⑥图书信息采集应以正规出版社发行部门的征订目录册为主,兼顾小批量的市场采购,入馆书刊文献必须是国家承认的出版社的正式出版物。

(2)藏书建设范围

有关我校专业所涉及的学科领域的书刊文献,兼顾其它相关学科及人文学科文献,其中包括论著、科技、会议记录、科研报告、检索文献以及非书资料、电子出版物数据库等形式的文献。
(3)藏书建设文献类型
  除传统印刷书刊文献外,录像带、录音带、CD、VCD影碟、CD-ROM光盘、数据库等非书文献应精选、择优、适当收藏。
(4)藏书建设程序

①将每期订书单通过图书情报工作委员会、教学指导委员会等渠道,广泛征求读者意见,并根据馆藏情况和教学需要确定书刊文献的名称和数量,将藏书建设数据输入文献管理系统建立藏书建设数据库,新书到馆后提取数据,进行验收。对无计划书刊予以退回,对已订购而未如期到货的书刊进行催索,增强藏书建设工作的规范化;

②对每批购入的文献订单都须经过馆长、主管院长审查批准,并及时将单据和验收单经主管领导签字后报财会入账;

③新购入的每批书刊文献必须先进行总括登记填写验收单,一式两份,采编、书库各存档一份。

(5)保管与注销

①入藏的图书及非书资料都是馆藏文献的一部分,属于学校财产,必须建库,设专人管理,并定期进行清典,严格出入库手续;

②对过期、失效、丢失、严重破损的图书文献及非书资料,应查清情况予以注销,但需报请院领导批准。

2、文献标引、编目、加工工作细则

图书编目工作是图书馆进行图书文献服务的基础工作之一。图书文献标引包括:图书验收、查重、复本处理、图书分类标引、主题标引、书次号确定、图书著录、审校、目录组织与管理等工作。
  图书编目除目录组织外其他工序由分编人员一包到底的作业方式,为确保编目工作质量,实行分编人员互校、互检办法。
(1)新书验收
  新书验收的对象是书商提供的图书(含电子出版物)。

①根据藏书建设部门交送的验收数据和工作单查核图书的种类、册数;

②验收图书条码是否与系统内条码工作单所载号相符,不符时退回藏书建设,待解决后接收;

③检查书刊有无缺页、倒装、损坏的情况,如有找书商将该书刊退换;

④以上各项符合接收条件时,分编人员接收书刊并在工作单上签字;

⑤做好接收书刊记录,包括:时间、书刊种数或名称、总册数及接        收书刊者姓名;

⑥按月统计到馆新书记录。
(2)查重

查重是核对新接受书刊是否有复本。该项工作应做到:
①将新到书刊逐一查重;
②通过查重将新到书刊分为新书、复本、不同版次的书刊;
③如是复本将其索书号抄写在书名页左上角,同时注明复本。
④如版次不同的书刊,在抄写索书号后加上版次号。
(3)著录
①根据《中国机读目录格式》、《普通图书著录规则》的要求著录书         刊,并原则上采用详细级次。

②图书著录的补充规定
Ⅰ 多卷书的著录,一次到齐的多卷书,采用整套著录方法;
Ⅱ 不是一次到馆的多卷书则按单本书著录;
Ⅲ 丛书的著录,一般采用分散著录的方法;
Ⅳ 同一作者在同一学科的不同著作,作者号后加种次号区分。
③著录的注意事项:
Ⅰ 套录数据应审校各著录项目,如发现重大错误应放弃,而重新       著录;

Ⅱ 著录时以书名页、版权页作为著录的主要依据;
Ⅲ 分编人员著录完毕后,要进行互校,以确保著录质量,减少差错,差错率应在1%以下。

(4)分类
①图书文献分类依据《中国图书分类法》第四版的分类规则及各类图书文献的归类方法,主要参照《中国图书分类法》使用说明。
②图书分类的补充规定
Ⅰ 确定本馆使用的《中图法》为第四版本;
Ⅱ 总论复分表最多使用到第四级类目,但不包括主表中用总论复分号的特定类号;
Ⅲ 《中图法》中的选用项目:例如交替类目注释中"如愿意集中的…"、"如愿意仿分的…"等等均不使用;
Ⅳ 对一本文献涉及两个以上主题时,可采用组配分类号的方式表达文献的内容;

分编工作程序及要求
Ⅰ 辨类:依据图书文献的内容、体裁、读者对象等等进行分类,切忌只按书名归类;
Ⅱ 给分类号:根据辨类的结果,参照本馆有关规定确定适当的分类号。注意类号的完整性及复分号的特殊规定;
Ⅲ 核对分类目录:对给出的类号无绝对把握时,应对分类目录,确保分类一致;
Ⅳ 分类员相互校对。分类差错率应在1%以下。
(5)主题标引
①图书文献主题标引依据《中国图书分类主题词表》和《汉语主题词表》(增订本)。
②主题标引的基本规则和各类图书文献的标引方法,主要参照《中国图书分类主题词表标引手册》。
③主题标引的补充规定
Ⅰ 主题标引必须客观地提示图书文献所论述和研究的事物、对象及问题。人员不得掺杂个人主观观点和褒贬;
Ⅱ 标引的主题词:在形式上遵循《中国图书分类主题词表》之中的主题词的原则和结构,不得随意更改;
Ⅲ 图书文献主题的深度和指数:2-8个主题词;
Ⅳ 标引方式:采用概括性、整体性标引原则,一般情况下不进行分类标引。
图书文献主题标引工作程序及要求
Ⅰ 主题分析:依据图书文献的内容、体裁、读者对象等等;
Ⅱ 确定主题标识:依据主题分析结果并参照本馆的有关规定确定适当的主题标识;
Ⅲ 主题标引的审核:审核主题分析是否准确,主题要领提炼的是否准确、专指,对已确定主题标识进行核对。
(6)取书次号
对同类图书文献的二度区分,除《中图法》(本馆使用的第四版本)中有特殊规定外,采用书次号法,按每类图书文献入馆的先后顺序给号。
辅助区分号的编制
Ⅰ 不同版次的区分:一书的不同版次,增订、修订、缩写本、排版、  装订等不同本,只在相同作者号后加(=)号,并注上第几版即可。如《高等数学》第二版(樊应川)031/4462=2《高等数学》第三版(樊应川)013/4462=3
Ⅱ 多卷本、分册、边疆出版物的各卷、集区分。在同一种著者后加(:)号,冒号后加卷册序号,如各卷下还用分册再加小括号内加序号区别。
  例如:第二卷:2 第二卷第一分册:2(1)
Ⅲ 如有分书名、未标卷次的依分编先后加序号。
Ⅳ 一些带有年代性质并有可能继续按年出版的图书、年鉴,如《吉林经济学鉴1999》等,取年代号代替作者号。

Ⅴ 传记类的作者号如是别传、他传 情况下作者号先按被传人取号,然后撰写人作者号紧随其后,加()括上。
(7)审核
①归类是否正确
②标引方法深度是否合适
③作者号码是否正确
④著录项目是否完整
⑤编目人员互审互校
(8)加工图书
①加盖馆藏章
②贴条形码

③贴磁条
④贴书标及保护膜
3、图书典藏
  典藏工作主要是对进馆的图书分配指定的藏书地点。典藏依据藏书数据为新书刊分配藏书地址,再将分配完的图书文献数据传送到中央数据库,供流通、阅览部门使用。并负责下架书刊的数据删除工作。
4、连续出版物分编工作
  连续出版物分编员负责本馆中外文现刊,过刊的验收、分编、著录、加工和目录组织工作。
(1)现刊
①新刊加盖馆藏章、检查刊物有无缺页、倒装损坏情况,如有将该刊物退换;
②根据藏书建设部门提供的订购数据验收每一册到馆期刊,核对种、   册、期、数,并加以分类、著录、典藏分配;
③打印每批期刊分配明细,与各阅览室的负责人办理交接;
④按月统计到馆刊物记录时迟到,缺期刊物,及时催刊,补齐。
⑤年度打印装清单,给阅览室提供装订依据。
(2)过刊:
①验收装订成册的合订本期刊的种次、册次;
②检查装订刊物质量、刊名、卷期有无错误,如有退回装订部门修改;
③分编、著录、加工、加印财产账,打印目录卡片及组织目录;
④打印该批刊物的明细,与过阅览室负责人进行入库交接。